Theo tiếng Nhật, Kaizen được viết từ 2 chữ: Kai và Zen. Kai có nghĩa là “thay đổi”, Zen có nghĩa “tốt hơn”, việc kết hợp hai chữ này được hiểu là “cải tiến” hay “thay đổi để tốt hơn”. Rất nhiều người hiểu như vậy, biết như vậy nhưng làm sao để thực hiện? Người Nhật khi thực hiện KAIZEN, họ sẽ tiến hành tuần tự theo 4 nguyên tắc. Đó là các nguyên tắc ECRS trong Kaizen.
ECRS là gì? 
Có thể hiểu chính xác về ECRS là gì? ECRS là viết tắt của “Electronic Customer Relationship Management System”, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng điện tử”. 

ECRS là gì?
ECRS là gì?
ECRS là một hệ thống phần mềm hoặc nền tảng công nghệ giúp các doanh nghiệp quản lý và tương tác với khách hàng của mình một cách hiệu quả. Và tự động thông qua việc tổ chức, lưu trữ và phân tích thông tin khách hàng. Hệ thống này giúp doanh nghiệp nắm bắt và hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng. Từ đó tạo ra các chiến lược kinh doanh và tiếp thị phù hợp để tăng cường quan hệ và tạo ra giá trị cho khách hàng.

Nguyên tắc Kaizen là gì?
Nguyên tắc Kaizen là một khái niệm trong quản lý sản xuất tương tự như “Lean Manufacturing” hay “Sản xuất không lãng phí”. Kaizen (改善) là một từ trong tiếng Nhật, có ý nghĩa là “sự cải tiến liên tục”. Nguyên tắc Kaizen nhấn mạnh vào việc tạo ra một môi trường sản xuất linh hoạt và loại bỏ sự lãng phí.

Trong quá trình thực hiện Kaizen, người Nhật tuân thủ một cách tiếp cận tuần tự dựa trên bốn nguyên tắc được gọi là ECRS. Các nguyên tắc này bao gồm: Elimination (loại bỏ), Combination (tích hợp), Sắp xếp lại (thay thế), và Simplification (đơn giản hóa). Cùng tìm hiểu sâu hơn về các nguyên tắc ngay dưới đây:

Nguyên tắc ELIMINATE (Loại bỏ)
“ Công việc này, thao tác này có cần thiết hay không?”
Nguyên tắc ECRS trong Kaizen, ELIMINATE (Loại bỏ) là một khía cạnh quan trọng nhằm tìm kiếm và loại bỏ hoặc giảm thiểu những yếu tố không cần thiết hoặc lãng phí trong quy trình làm việc. Mục tiêu của ELIMINATE là tạo ra một môi trường làm việc tối ưu và hiệu quả.

Để áp dụng tốt nhất bạn nên xem xét cắt giảm các hoạt động và công việc không cần thiết. Điều này không chỉ áp dụng cho môi trường sản xuất mà còn cho các hoạt động kinh doanh và quản lý điều hành. Khi nói đến các hoạt động hàng ngày, chúng ta cần đặt câu hỏi liệu một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại có thực sự cần thiết hay không. Bằng cách này, chúng ta có thể phát hiện ra những ý tưởng để cải thiện.

Hãy bắt đầu hành trình cải tiến của chúng ta bằng cách loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ và hoạt động nào được cho là không cần thiết! Phù hợp với cam kết của họ đối với các nguyên tắc Kaizen, người Nhật luôn tuân theo các phương pháp ECRS trong đó việc loại bỏ đóng một vai trò quan trọng.

Nguyên tắc ecrs trong Kaizen - thay đổi để hiệu quả hơn
Nguyên tắc ECRS trong Kaizen – thay đổi để hiệu quả hơn
Nguyên tắc COMBINE (Kết hợp)
“Có thể kết hợp để hiệu quả hóa hơn không? “

Mục tiêu của COMBINE là tạo ra sự kết hợp và tương tác tốt giữa các phần tử trong quy trình làm việc, từ đó tạo ra giá trị gia tăng. Tuy nhiên, tập trung quá mức vào việc phân loại có thể dẫn đến phản tác dụng và kém hiệu quả.

Đối với các tập đoàn lớn, sáp nhập các công ty nhỏ cũng là một phương pháp cải tiến nhằm thu gọn cơ cấu quản lý phức tạp.

Trong công việc hàng ngày, chúng tôi có cơ hội kết hợp các nhiệm vụ như tạo và xem xét tài liệu khi đang đi du lịch hoặc ghi biên bản cuộc họp trong khi thảo luận về các điểm chính có thể được tích hợp vào các kế hoạch trong tương lai.

Bạn có tin vào khả năng kết hợp công việc?

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: “Bỏ túi” cách làm quản lý nhân sự hiệu quả.

Nguyên tắc REARRANGE (Thay thế)
“Tuần tự các công việc có thể sắp xếp lại để hiệu quả hơn không? “
Mục tiêu của REARRANGE của  Nguyên tắc ECRS trong Kaizen là tạo ra sự sắp xếp và sắp đặt tối ưu, từ đó tạo ra hiệu quả và giá trị gia tăng. REARRANGE bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định các yếu tố có thể thay thế
Bước 2: Đánh giá tiềm năng thay thế
Bước 3: Thiết kế và triển khai kế hoạch thay thế
Bước 4: Thực hiện và đánh giá
Bước 5: Tiếp tục cải tiến
Ví dụ: Để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả, chúng ta cần xem xét thời điểm phân phát tài liệu cuộc họp. Nếu bạn cung cấp tài liệu trước, người tham gia có thể xem lại nội dung và nhanh chóng nắm được các vấn đề. Vì vậy, lúc này cuộc họp đã đạt được hiệu suất tối ưu nhất.  

Ngược lại, nếu tài liệu được phát vào ngày họp, thời gian quý báu sẽ bị lãng phí để giải thích và cung cấp thông tin về tài liệu. Sự thiếu chuẩn bị này có thể cản trở hiệu quả của cuộc họp. Do đó, điều quan trọng là bạn cần ưu tiên sắp xếp công việc hiệu quả trước và sau các cuộc họp.

Nguyên tắc SIMPLIFY (Đơn giản hóa)
“Có thể đơn giản hóa để công việc hiệu quả hơn không?”
Mục tiêu của nguyên tắc SIMPLIFY (Đơn giản hóa) tạo ra sự đơn giản, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí. Áp dụng nguyên tắc này vào lập bảng tiêu chuẩn nghiệp vụ để mọi nhân viên có thể hiểu và thực hiện. Điều này giúp cho công việc được tiến hành với tốc độ nhanh chóng khi nhân viên tiết kiệm được thời gian phán đoán. Đây là điển hình của việc làm theo quy trình của các công ty Nhật.

Nguyên tắc SIMPLIFY (Đơn giản hóa)
Nguyên tắc SIMPLIFY (Đơn giản hóa)
Trong môi trường kinh doanh hoặc công ty, ưu tiên hàng đầu của chúng ta là đầu tư thời gian và công sức vào các hoạt động nâng cao việc tạo ra giá trị. Và tìm cách hạn chế tham gia vào các hoạt động không đóng góp đáng kể vào việc gia tăng giá trị. Để hoàn thành mục tiêu này một cách toàn diện bạn cần xác định rõ ràng những nhiệm vụ cần thiết và không thể thay đổi.

Hãy suy nghĩ, bạn có thể loại bỏ, kết hợp, thay thế và đơn giản nó? Chúc các bạn áp dụng nguyên tắc ECRS trong Kaizen thành công!

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp CRM giúp tối ưu hoạt động quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng phù hợp với quy mô doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với MOMA.vn  CRM qua hotline 0965 593 953 hoặc để lại thông tin liên lạc trong form dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết và bản dùng thử miễn phí phần mềm của chúng tôi!