Cách tổ chức một việc làm  Remote Team và những điều cần lưu ý

Xin chào tất cả mọi người! Để đáp lại sự ủng hộ và yêu thương mà mọi người đã dành cho “Remote Team - Mình đã tiết kiệm 5,5 tỷ như thế nào? (Phần I)”, hôm nay mình sẽ tiếp tục chuỗi bài viết về Remote Working với Phần II - Cách tổ chức một Remote Team và những điều cần lưu ý. Let’s get started!

Bước 1 - Tuyển Dụng

Quy trình bắt đầu từ việc tuyển dụng nhân sự. Ngoài những câu hỏi căn bản như vị trí cần tuyển dụng, số lượng, kinh nghiệm, ngân sách, vân vân và mây mây, khi tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa, bạn sẽ gặp thêm 1 số khó khăn sau đây:

- Bạn (có thể) sẽ không thể gặp trực tiếp và trao đổi với ứng viên, điều này gây khó khăn trong việc đánh giá năng lực ứng viên một cách chính xác nhất.
- Một số ứng viên sẽ hoài nghi về mức độ tin tưởng người tuyển dụng, lo sợ công ty ma, đa cấp, gây cản trở tuyển dụng.
- Yêu cầu tuyển dụng đối với nhân sự làm việc từ xa sẽ khắc khe và yêu cầu cao hơn so với nhân sự offline ở cùng vị trí.

Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự remote cũng mang lại cho bạn một số lợi ích:

- Bạn có thể tuyển dụng nhân sự đang sinh sống ở bất cứ nơi nào, thành phố nào hay thậm chí là ở nước ngoài, điều này giúp cho thị trường tuyển dụng của bạn trở nên rộng rãi và đặc sắc hơn rất nhiều, cho bạn có nhiều sự lựa chọn hơn.
- Kể cả quy trình tuyển dụng và phỏng vấn cũng có thể được thực hiện hoàn toàn online, giúp tiết kiệm thời gian và chủ động lịch trình.
- Việc làm việc online giúp vị trí của bạn phù hợp hơn với các bạn sinh viên chưa ra trường, nếu nhu cầu của bạn là nhân sự chưa có kinh nghiệm thì đây là một cơ hội cực tốt.

Những bước trong quy trình tuyển dụng thông thường mình sẽ không nhắc lại, với tuyển dụng remote team, chúng ta cần lưu ý những điều sau:

- Hãy nêu rõ vị trí này là làm việc online và thêm chiếc hook vào bài tin tuyển dụng của mình bằng cách nêu lên lợi ích của việc ứng tuyển vào vị trí.
- Hãy show ra một tí background, kinh nghiệm của team và thành tựu nếu có để nâng cao sự tin tưởng. Bạn cũng có thể nâng cao sự tin tưởng bằng cách tạo dựng thương hiệu cá nhân.
- Hãy luôn có một cuộc phỏng vấn dù là online hay offline. Trong buổi phỏng vấn, đừng quên đào sâu thêm về khả năng làm việc từ xa, tính tự lập, quản lý thời gian cũng như một số yếu tố khác ảnh hưởng đến sự kết nối chẳng hạn như giao tiếp hay múi giờ.
- Hãy kiểm tra kỹ năng và năng lực của họ bằng những bài test hoặc vòng training. Các vị trí online thường đòi hỏi kỹ năng cứng cao hơn vị trí offline tương tự.
- Theo kinh nghiệm của mình, độ tuổi phù hợp làm online nhất là từ 20 - 35. Nếu được hãy sàn lọc gián tiếp thông qua việc giới hạn demographics.
- Với những công việc mang tính lập lại, tay chân, hãy nhắm đến nhân viên thời vụ.

Bước 2 - Vận Hành

Việc vận hành một remote có lẽ sẽ khiến nhiều người đau đầu, nhất là vấn đề đảm bảo duy trì hoạt động trơn tru và xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong remote team.

Trước hơn hết, điều đầu tiên mà remote team cần là một bộ OKRs - Objectives & Key Results. OKRs giúp dẫn dắt team đi đúng hướng, đúng trọng tâm và thực hiện công việc đúng theo nguyện vọng của cấp cao đề ra. OKRs giúp nhân sự trả lời câu hỏi: “Mình cần phải làm gì?”.

Tiếp theo đó, hãy lập nên một bộ quy trình có tuần tự, luôn lưu lại SOP để nhân sự học và làm theo. Ngoài ra, việc cải thiện bộ quy trình trong quá trình làm và tích lũy kinh nghiệm cũng rất quan trọng. Mình thường lưu lại quy trình bằng Google Sheets, Docs hoặc quay SOP Video bằng Loom. SOP giúp nhân sự trả lời câu hỏi: “Mình phải làm như thế nào?”

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong team remote cũng rất quan trọng. Hãy truyền tải nguyện vọng và định hướng của team cho nhân sự ngày từ những ngày đầu. Roadmap và quyền lợi của nhân viên cũng cần được show và cam kết một cách minh bạch. Tìm những cách mới mẻ để anh em trong team gắn kết, chẳng hạn như team mình hay cùng nhau chia sẽ sở thích chơi game, đọc sách và tập luyện thể thao, tặng taco khi được giúp đỡ và đổi thưởng (tìm hiểu thêm về HeyTaco!) hay những cuộc gặp gỡ cowork, business trip hằng năm (thường đi hội thảo xong sẵn đi chơi luôn, vừa học vừa chơi rất hiệu quả), gặp mặt ăn uống và nhậu sương sương cuối tuần, nhớ là sương sương thui nhé. Chỉ khi nhân sự thấy vui và hạnh phúc khi làm việc thì mới hiệu quả và gắn bó lâu dài với team được.

Ngoài ra, mình cũng có một số tips để giúp team remote vận hành tốt hơn:

- Hãy yêu cầu các bạn viết 3Ps report vào mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc. Progress - hôm qua đã làm được gì? Plan - hôm nay sẽ làm gì? Problem - vấn đề đang gặp phải? Điều này giúp các bạn làm việc có tổ chức và có kế hoạch rõ ràng hơn.
- Luôn có những cuộc meetings hàng tuần để catch up công việc. Hãy dành ra 5 phút đầu buổi để mọi người chia sẽ những điều vui lẫn buồn trong cuộc sống mà không liên quan đến công việc.
- Hãy phân chia cấp bậc giao tiếp và trao quyền cho nhân sự cấp cao tự quản lý nhân sự phía dưới của mình.
- Tổ chức những buổi họp riêng 1 vs 1 để đảm bảo cấp dưới của mình vẫn đang đi đúng hướng và chia sẽ thêm về những vấn đề ngại nói trong buổi call chung. Đây cũng là cơ hội rất tốt để manager thu thập feedback từ cấp dưới của mình và cải thiện quy trình.
- Cho đi nhiều hơn để nhận lại nhiều hơn, hãy đảm bảo rằng mức lương của nhân sự đủ để họ trang trải và xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Có một cách rất hay để khuyến khích nhân viên làm việc cống hiến là hãy cho họ tham gia vào chia sẽ lợi nhuận.

Việc vận hành team remote chắc chắn sẽ cần sự hỗ trợ từ các công cụ, mình sẽ giới thiệu 1 số công cụ phổ biến mà team mình đang dùng:

- Google Drive & Office - Ứng dụng lưu trữ và chia sẽ dữ liệu. Lưu ý nhỏ là các files cần phải được phân chia và tổ chức một cách logic và gọn gàng, dễ tìm. Việc đặt tên files theo quy luật cũng giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Với SMEs thì mình thấy bản free đã là đủ dùng.
- Skype - Ứng dụng liên lạc và gọi video, chia sẻ màn hình xem chung, rất phù hợp cho những buổi phỏng vấn hay họp team. Zoom là một ứng dụng khác với tính năng tương tự. Skype thì miễn phí và mình thấy bản miễn phí đã là đủ.
- Slack - Ứng dụng gửi tin nhắn văn bản chuyên dành cho nhóm làm việc từ xa. Mình thích Slack vì giao diện dễ dùng, nhiều ứng dụng tích hợp, phân chia kênh và nhóm chat đơn giản, có tính năng cài giờ “hành chính” khá tiện cho những bạn không thích bị làm phiền ngoài giờ làm việc. Nếu biz không cần lưu trữ lịch sử chat nhiều thì chỉ cần dùng bản miễn phí.
- Asana - Ứng dụng giao việc, nhắc việc và lưu trữ to do lists. Asana giúp việc giao task trở nên đơn giản, tối thiểu việc nhân viên quên task và cập nhật progress một cách hiệu quả giữa người giao - người nhận việc. Nhóm làm việc bé thì chỉ cần bản free là đủ. Trello là một ứng dụng khác với tính năng tương tự.
- LastPass - Ứng dụng chia sẻ login / password. Chắc chắn team remote luôn có 101 tài khoản ứng dụng và đăng nhập các thứ. Sẽ thật sự kinh khủng nếu bạn và nhân sự của bạn phải nhớ nằm lòng cả 101 tài khoản này. Cài LastPass extension và chỉ cần đăng nhập một lần, các login khác LastPass sẽ tự điền tên đăng nhập và mật khẩu giúp tiết kiệm thời gian, rất tiện lợi. Khuyến khích dùng LastPass Family để chia sẽ login cho nhiều hơn 1 người, khá rẻ, tùy vào số users mà giá giao động từ $3 - $8 / tháng.
- Hubstaff - Ứng dụng track giờ làm việc. Mỗi 10 phút Hubstaff sẽ screenshot màn hình làm việc một lần, mình thấy điều này là khá fair - giúp người tuyển dụng chắc chắn rằng nhân viên mình vẫn đang làm việc nhưng mặc khác vẫn đảm bảo được sự riêng tư cho nhân sự.

Bước 3 - Đánh Giá và Cải Thiện

Đây là việc làm khá hiển nhiên nếu bạn không muốn phí phạm hàng chục đến hàng trăm triệu đồng chi phí lương hằng tháng. Đánh giá phải dựa trên OKRs hoặc mục tiêu, chỉ tiêu đề ra ban đầu và phải thật minh bạch giữa quản lý - nhân sự. Mình thường đặt goal lớn cho team theo quý, review lại kết quả mỗi tuần, sau đó là mỗi tháng. Giữa những đợt review mình sẽ cập nhật progress % hoàn thành mục tiêu, on track hay off track hay ‘over’ track. Nếu on track - duy trì. Nếu off track - tìm ra vấn đề, đưa ra hướng giải quyết và cải thiện quy trình ở giai đoạn tiếp theo. Mục đích là để đảm bảo vào kỳ đánh cuối cùng, cả team đều đạt được chỉ tiêu đề ra ban đầu. Nếu mục tiêu quá dễ - ‘over’ track, hãy điều chỉnh nâng độ khó để nâng cao quyết tâm làm việc và thành quả cuối cùng.

Ngoài ra, bọn mình cũng áp dụng 3 strikes rule - nếu nhân viên không đạt được mục tiêu mà không có sự cố gắng cải thiện, bọn mình sẽ sa thải sau ba lần nhắc nhở. Để đảm bảo tính minh bạch, nên nhắc nhở bằng văn bản, bao gồm cả đề xuất hướng cải thiện.

Yes và đây là sơ lược 3 bước quan trọng nhất trong việc vận hành remote team. Hi vọng bài viết của mình đã giúp các bạn có được khái niệm rõ ràng hơn về cách tổ chức một team làm việc từ xa. Cảm ơn các bạn đã theo dõi đón đọc và ủng hộ blog của mình! Ở phần III, mình sẽ đi sâu vào OKRs và cách sử dụng OKRs để tối ưu performance của team remote. Đừng quên Like + Share + Follow kênh social media của TKMedia và để lại comment cảm nghĩ của bạn về bài viết ngay phía dưới phần comment nhé! Many thanks. ❤️

Doanh Tran, tác giả

Link Phần I - Lời Mở Đầu & Các Mindsets Cần Chuẩn Bị Trước Khi Xây Dựng Một Remote Team: https://www.facebook.com/tkmedia.org/posts/555988798348352